DATANORM, GAEB und IDS-Connect: Welche Schnittstelle wofür gebraucht wirdDonnerstag, 08. Oktober 2026

DATANORM, Open Masterdata, GAEB und IDS-Connect: Welche Schnittstelle Ihr Betrieb wirklich braucht

Wer sich nach einer Handwerkersoftware umsieht, stößt früher oder später auf eine Liste von Kürzeln: DATANORM, GAEB, IDS-Connect. In Produktbeschreibungen stehen sie oft nebeneinander, als wären es drei Varianten derselben Sache. Das sind sie nicht. Es handelt sich um drei Formate mit drei völlig verschiedenen Zwecken. DATANORM bringt Artikeldaten vom Lieferanten in Ihre Software. GAEB regelt den Austausch von Leistungsverzeichnissen mit Auftraggebern und Planern. IDS-Connect verbindet Ihre Software live mit dem Onlineshop Ihres Großhändlers. Dazu kommt mit Open Masterdata ein vierter Name: Er dient demselben Zweck wie DATANORM, nimmt Ihnen allerdings die laufende Katalogpflege ab. Wer diese Kürzel verwechselt, kauft im Zweifel Module, die er nie nutzt, und vermisst gleichzeitig genau die Funktion, die ihm im Alltag Zeit sparen würde. Was die Schnittstellen jeweils leisten und welche davon Ihr Betrieb tatsächlich braucht, ordnen wir im Folgenden ein.

Die Grundfrage: Mit wem tauschen Sie welche Daten aus?

Bevor es um die einzelnen Formate geht, hilft eine einfache Unterscheidung. Ein Handwerksbetrieb tauscht im Wesentlichen mit zwei Seiten Daten aus: mit Lieferanten, also Großhändlern und Herstellern, und mit Auftraggebern, also Bauherren, Architekturbüros, Generalunternehmern oder öffentlichen Stellen. Auf der Lieferantenseite geht es um Material: Artikelnummern, Preise, Texte, Verfügbarkeiten, Bestellungen. Auf der Auftraggeberseite geht es um Leistungen: Welche Arbeiten sollen ausgeführt werden, zu welchem Preis, in welcher Menge, und wie wird am Ende abgerechnet?

DATANORM und IDS-Connect gehören beide zur Lieferantenseite, lösen dort aber unterschiedliche Aufgaben. GAEB gehört zur Auftraggeberseite. Allein diese Zuordnung klärt schon einen großen Teil der Verwirrung.

DATANORM: Artikelstammdaten vom Lieferanten

DATANORM ist das älteste der drei Formate und in vielen Betrieben seit Jahrzehnten im Einsatz. Es handelt sich um ein standardisiertes Dateiformat, mit dem Großhändler und Hersteller ihre Artikelstammdaten an Handwerksbetriebe weitergeben. Dazu gehören Artikelnummern, Kurz- und Langtexte, Listenpreise, Rabattgruppen, Warengruppen und je nach Version auch Verweise auf Bilder oder Stücklisten.

Technisch ist DATANORM eine strukturierte Textdatei, die in einzelne Satzarten gegliedert ist, etwa für Artikel, Langtexte, Preisänderungen oder Rabatte. In der Praxis sind vor allem die Versionen 4.0 und 5.0 verbreitet. Der Ablauf ist immer ähnlich: Der Lieferant stellt eine DATANORM-Datei bereit, meist zum Download oder über einen Verzeichnisdienst des Großhandels, und Ihre Software liest sie ein. Danach stehen die Artikel in Ihrer Artikelverwaltung zur Verfügung und können direkt in Kalkulation, Angebot und Rechnung übernommen werden. Kommen neue Preise, spielen Sie eine Aktualisierungsdatei ein, statt hunderte Artikel von Hand zu ändern.

Die Stärke von DATANORM ist zugleich seine Grenze. Die Datei ist eine Momentaufnahme. Sie zeigt den Stand zum Zeitpunkt der Erstellung, nicht die aktuelle Verfügbarkeit im Lager und oft auch nicht Ihren tagesaktuellen, individuell verhandelten Nettopreis. Bei großen Sortimenten werden die Datenmengen zudem schnell unhandlich. Die Verbände der SHK-Branche haben deshalb mit Open Masterdata einen Standard entwickelt, der Produktdaten bei Bedarf online abruft. DATANORM bleibt trotzdem der kleinste gemeinsame Nenner: Nahezu jeder Großhändler liefert es, und nahezu jede Handwerkersoftware kann es lesen.

Wer braucht DATANORM? Praktisch jeder Betrieb, der regelmäßig Material einkauft und in Angeboten und Rechnungen weiterberechnet, also Elektro, SHK, Maler, Tischler, Dachdecker und viele mehr. Wer seine Artikel heute noch von Hand anlegt oder Preise aus Katalogen abtippt, hat hier das größte Einsparpotenzial.

Open Masterdata: Artikeldaten auf Abruf statt als Datei

Open Masterdata, kurz OMD, ist der moderne Nachfolger von DATANORM. Statt einen kompletten Katalog als Datei herunterzuladen und einzulesen, ruft Ihre Software über einen Webservice genau die Artikel ab, die Sie gerade brauchen. Das spart Zeit: Das regelmäßige Einspielen großer Katalogdateien entfällt, Sie kalkulieren je nach Großhändler mit aktuellen Preisen und Verfügbarkeiten statt mit veralteten Daten, und Produktbilder, Datenblätter oder Montageanleitungen kommen gleich mit. Bestellen lässt sich über OMD allerdings nicht, dafür bleibt IDS-Connect zuständig. Da noch nicht jeder Großhändler OMD anbietet, kombinieren viele Betriebe beides: DATANORM für den Grundbestand, OMD für die laufende Aktualisierung.

IDS-Connect: Die Live-Verbindung zum Großhandelsshop

IDS-Connect wird besonders häufig mit DATANORM verwechselt, weil es ebenfalls die Verbindung zum Großhandel betrifft. Der Unterschied liegt im Prinzip: DATANORM überträgt eine Datei, IDS-Connect stellt eine direkte Verbindung her. IDS steht für "Integrierte Daten-Schnittstelle". Sie verknüpft Ihre Handwerkersoftware mit dem Onlineshop Ihres Großhändlers, sodass Sie aus der Software heraus im Shop suchen, Warenkörbe austauschen und bestellen können. Entwickelt wurde der Standard im Auftrag des Bundesverbands Bausoftware (BVBS), des Großhandelsverbands DG Haustechnik und des Zentralverbands Sanitär Heizung Klima (ZVSHK). Genutzt wird er heute aber auch über die SHK-Branche hinaus.

Im Alltag sieht das etwa so aus: Sie erstellen ein Angebot, klicken auf den Großhändler, und der Shop öffnet sich mit Ihrer automatischen Anmeldung. Dort suchen Sie die benötigten Artikel, sehen Ihren aktuellen Preis und die Verfügbarkeit, legen alles in den Warenkorb und übertragen ihn per Knopfdruck zurück in Ihre Software. Die Positionen stehen dann mit Texten und Preisen im Angebot, ohne dass Sie etwas abtippen. Der Weg funktioniert auch umgekehrt: Sie stellen in der Software eine Materialliste zusammen und schicken sie als Warenkorb an den Shop, um dort die Bestellung auszulösen. Neuere Versionen erlauben zudem eine Artikelsuche direkt aus der Software sowie einen Direktsprung auf die Detailseite eines einzelnen Artikels.

Der Vorteil gegenüber DATANORM liegt in der Aktualität. Preise und Verfügbarkeiten stammen aus dem Shop, nicht aus einer Datei, die vielleicht Wochen alt ist. Außerdem ist die Bestellung in Ihrer Software dokumentiert, was Bestellüberwachung sowie Lieferschein- und Rechnungsprüfung erleichtert. Voraussetzung ist allerdings, dass Ihr Großhändler einen IDS-fähigen Shop betreibt und Sie dort ein Kundenkonto haben.

Wer braucht IDS-Connect? Betriebe, die häufig und in größeren Mengen bei einem oder wenigen Großhändlern mit Onlineshop bestellen, typischerweise im SHK- und Elektrohandwerk. Wer nur gelegentlich Material einkauft oder überwiegend beim Händler um die Ecke an der Theke holt, profitiert deutlich weniger. IDS-Connect ersetzt DATANORM übrigens nicht, sondern ergänzt es: Die Stammdaten für Kalkulation und Artikelsuche kommen weiterhin gern aus der Datei, die tagesaktuellen Konditionen und die Bestellung aus dem Shop.

GAEB: Leistungsverzeichnisse mit Auftraggebern austauschen

GAEB spielt in einer ganz anderen Liga. Das Kürzel steht für den "Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen", der den Standard für den elektronischen Austausch von Leistungsverzeichnissen im Bauwesen definiert. Mit Material und Großhandel hat GAEB nichts zu tun. Es geht um den Weg vom Auftraggeber zu Ihnen und zurück: Ein Architekturbüro oder eine Vergabestelle erstellt ein Leistungsverzeichnis mit Positionen, Texten und Mengen, Sie tragen Ihre Preise ein und geben das Angebot elektronisch zurück.

Der GAEB-Datenaustausch ist in sogenannte Austauschphasen gegliedert, die sich an der Dateiendung erkennen lassen. Die wichtigsten für Handwerksbetriebe sind:

X83 – Angebotsaufforderung: Sie erhalten das Leistungsverzeichnis mit Texten und Mengen, aber ohne Preise.
X84 – Angebotsabgabe: Sie geben das bepreiste Leistungsverzeichnis als Angebot zurück.
X86 – Auftragserteilung: Das beauftragte Leistungsverzeichnis mit den vereinbarten Preisen.
X31 – Mengenermittlung: Aufmaße und Mengen für die Abrechnung.
X89 – Rechnung: Die Abrechnung auf Basis des beauftragten Leistungsverzeichnisses.

Daneben gibt es weitere Phasen, etwa X81 für die reine Leistungsbeschreibung oder X85 für Nebenangebote. Der aktuelle Standard ist GAEB DA XML in Version 3.3. Ältere Dateien mit Endungen wie D83 oder P84 stammen aus den Vorgängerformaten GAEB 90 und GAEB 2000 und tauchen in der Praxis gelegentlich noch auf.

Der Nutzen von GAEB liegt darin, dass Sie ein umfangreiches Leistungsverzeichnis nicht abtippen oder aus einem PDF herauskopieren müssen. Positionen, Ordnungszahlen und Mengen bleiben exakt so, wie der Auftraggeber sie vorgegeben hat, und Ihr Angebot lässt sich bei ihm direkt in den Preisspiegel einlesen. Gerade bei öffentlichen Ausschreibungen wird eine GAEB-Datei als Angebotsform häufig erwartet.

Wer braucht GAEB? Betriebe, die regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen, für öffentliche Auftraggeber arbeiten oder mit Architekturbüros, Planern und Generalunternehmern zusammenarbeiten, die ihre Leistungsverzeichnisse elektronisch versenden. Das betrifft vor allem das Bauhaupt- und Ausbaugewerbe bei größeren Projekten. Ein Betrieb, der überwiegend für Privatkunden arbeitet und seine Angebote selbst formuliert, braucht GAEB dagegen meist nicht.

Ein Hinweis zur Abgrenzung: Die GAEB-Phase X89 ist ein Format für die Abrechnung im Bauwesen. Die E-Rechnungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz verlangt dagegen ein Format nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland in der Regel XRechnung oder ZUGFeRD. Klären Sie im Zweifel mit Ihrem Auftraggeber, welches Format er für die Rechnung erwartet.

Die typischen Verwechslungen und was sie kosten

In Beratungsgesprächen tauchen immer wieder dieselben Missverständnisse auf. Das häufigste: "Wir haben DATANORM, damit können wir doch beim Großhändler bestellen." Nein. DATANORM liefert Artikeldaten, bestellt wird damit nichts. Wer online aus der Software heraus bestellen möchte, braucht IDS-Connect oder eine vergleichbare Shop-Anbindung.

Das zweite Missverständnis geht in die umgekehrte Richtung: "Mit IDS-Connect brauchen wir keine Artikelpflege mehr." Auch das stimmt nur eingeschränkt. Für eine schnelle Kalkulation ohne Internetverbindung, für eigene Artikelstämme oder für Lieferanten ohne IDS-fähigen Shop bleiben Stammdaten, etwa per DATANORM, weiterhin wichtig.

Das dritte Missverständnis ist das teuerste: GAEB wird als allgemeine "Datenschnittstelle zum Bau" verstanden und vorsorglich mitgekauft. Ein Malerbetrieb mit überwiegend privater Kundschaft, ein Heizungsbauer im Wartungsgeschäft oder eine Tischlerei mit Möbelbau nutzt ein GAEB-Modul unter Umständen nie. Umgekehrt ärgert sich ein Ausbaubetrieb, der ständig Leistungsverzeichnisse von Planern erhält, über jede Stunde, die er mit dem Abtippen von PDF-Ausschreibungen verbringt, weil ihm genau dieses Modul fehlt.

So finden Sie heraus, was Ihr Betrieb braucht

Statt nach Kürzeln zu entscheiden, lohnt sich ein Blick auf die eigenen Abläufe. Drei Fragen genügen meist. Erstens: Berechnen Sie regelmäßig Material aus dem Großhandel weiter? Dann gehört DATANORM zur Grundausstattung. Zweitens: Bestellen Sie häufig bei Großhändlern mit Onlineshop, und ist Ihnen die tagesaktuelle Verfügbarkeit wichtig? Dann lohnt sich IDS-Connect, sofern Ihre Hauptlieferanten es unterstützen. Fragen Sie dort nach, bevor Sie das Modul kaufen. Drittens: Erhalten Sie Leistungsverzeichnisse von Planern, Generalunternehmern oder öffentlichen Auftraggebern? Wenn ja, sollten Sie auf GAEB-Unterstützung achten, und zwar mindestens für den Import von X83 und den Export von X84. Wenn nicht, können Sie darauf verzichten.

Eine gute Handwerkersoftware bietet alle drei Schnittstellen an, zwingt Sie aber nicht, alles auf einmal zu nutzen. Wichtiger als die Länge der Liste ist, dass die Formate sauber in Ihre Abläufe eingebunden sind: Artikel aus DATANORM und Warenkörbe aus IDS-Connect sollten ohne Umwege im Angebot landen, und ein importiertes GAEB-Leistungsverzeichnis sollte sich mit Ihren eigenen Kalkulationsansätzen bepreisen und nach der Ausführung auch abrechnen lassen.

DATANORM, GAEB und IDS-Connect sind keine austauschbaren Varianten, sondern drei Werkzeuge für drei unterschiedliche Aufgaben. DATANORM bringt Artikelstammdaten vom Lieferanten in Ihre Software. IDS-Connect verbindet Ihre Software live mit dem Onlineshop des Großhändlers für aktuelle Preise, Verfügbarkeiten und Bestellungen. GAEB regelt den Austausch von Leistungsverzeichnissen mit Auftraggebern, von der Ausschreibung bis zur Abrechnung. Wer diese Zuordnung kennt, kann gezielt entscheiden, welche Schnittstelle der eigene Betrieb wirklich braucht, und vermeidet es, für Funktionen zu bezahlen, die im Alltag keine Rolle spielen.