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Abrechnungs- und Managementsoftware von Datext
INDUSTRIEREPORT
QUINTESSENZ ZAHNTECHNIK | Jahrgang 47 • Ausgabe 6 • Juni 2021
Die Dentalbranche – im Grunde genommen die gesamte Medizinbranche – muss extrem flexibel und anpassungsfähig sein. Gesetzliche Vorgaben, medizinische Verordnungen, die Digitalisierung und fortschrittliche Technologien stehen gleichauf mit dem Anspruch des Patienten. Die Fa. Datext (Hagen) hat sich zum Ziel gesetzt, eine digitale Basis zu schaffen, auf der betriebliche Abläufe verlässlich, gesetzeskonform, modern und intuitiv abgewickelt werden können. Damit soll die Dentalbranche mit ihren zwei Bereichen Labor und Praxis in einen digitalen Einklang gebracht werden. Datext- Nutzer sollen die Digitalisierung nicht als notwendiges Übel erleben, sondern als hocheffizientes Werkzeug, mit dem betriebliche Prozesse deutlich vereinfacht werden können.
Datext ist seit 45 Jahren Branchenspezialist und IT-Fullservicepartner in der Dentalwelt. Das Unternehmen entwickelt Zahnarztpraxis- und Dentallabor- software sowie innovative IT-Pakete. Mit sechs bundesweiten Standorten, 80 Mitarbeitern, darunter viele erfahrene IT-Experten, werden Digitalisierungsprojekte realisiert. Es werden für Praxen und Labore nicht nur Lösungen erarbeitet, das Unternehmen berät seine Kunden auch zu staatlichen Fördermöglichkeiten.
Die Abrechnungs- und Managementsysteme von Datext für Dentallabore und Zahnarztpraxen/-kliniken wurden und werden inzwischen von vielen tausend Anwendern im deutschsprachigen Raum genutzt. Inner- und außerbetrieblich stehen diese Softwareprodukte für hohe Qualitätsstandards, intuitive Bedienbarkeit und stetige Weiterentwicklung. Dabei geht es nicht nur um einen reibungslosen digitalen Workflow, sondern auch darum, Praxen und Labore untereinander zu vernetzen.
Möglich macht das der patentierte und nach DIN ISO IEC zertifizierte ilabWebservice®, eine DSGVO-konforme Übertragungsplattform für den gesamten Dokumenten- und Belegverkehr zwischen Labor und Praxis. Der TÜV hat ebenfalls allen Softwareprodukten von Datext Branchentauglichkeit attestiert und das Gütesiegel „QS-Qualifizierte Branchensoftware“ verliehen.
Zum einen bietet Datext ilabOffice® an. Die Abrechnungssoftware wurde über viele Jahre hinweg entwickelt und beinhaltet eine Belegerfassung über Jumbos, Zahnkreuz oder über Duolab als grafische Planungshilfe. Mehr als 250 fertige Jumbos helfen, Angebote, Aufträge und Rechnungen einfach, schnell und fehlerfrei zu erstellen. Ein integrierter Abrechnungsoptimierer kontrolliert den Beleg auf Vollständigkeit und hilft bei Fragen mit Abrechnungserläuterungen und Leistungsinhalten.
Gedruckte Belege, aber auch andere Dokumente wie Lieferscheine, Fotos oder Scan-Dateien werden in dem integrierten Dokumentenmanagement-System (DMS) direkt zum Patientenfall abgelegt. Das Abheften von Angebots-oder Rechnungskopien entfällt. So sparen Labore Zeit und Lagerraum und haben alle relevanten Daten zu dem Patientenfall immer im direkten Zugriff.
Die Auftragserfassung beinhaltet nicht nur die Möglichkeit, den geschriebenen Kostenvoranschlag direkt in einen Techniker-Laufzettel mit allen auftragsrelevanten Positionen zu wandeln, sondern das Labor kann Terminwünsche, Fertigungswünsche der Kunden oder auftragsbezogene Notizen den Mitarbeitern als Auftragsgrundlage an die Hand geben. Wichtige Daten wie Zahnfarbe, Patientenname und Termine sowie die XML-Nummer werden direkt beim Auftragseingang abgefragt. Fehlende Daten werden in einer sogenannten „Was fehlt“- Liste gesammelt und können noch vor Beginn der eigentlichen Arbeit ergänzt werden. Über das integrierte DMS können Abformungen oder fertige Arbeiten mithilfe einer Dokumentenkamera direkt zum Patientenfall abgelegt werden.
Durch die Möglichkeit der digitalen Auftragsanlage und -bearbeitung ermöglicht das Datext-System eine lückenlose Dokumentation aller Arbeits- und Leistungsschritte sowie die Möglichkeit, Fotos, Scans, Materialien, Notizen und Prüfanweisungen ebenfalls direkt zum zugeordneten Beleg abzulegen. Dadurch entfällt eine zeitaufwendige Doppeleintragung und der Papierverbrauch wird nachhaltig gesenkt.
Die Übersicht im eigenen Labor ist eines der wichtigsten und relevantesten Dinge: Welche Arbeit ist wo? Wann muss die Arbeit in der Zahnarztpraxis sein? Durch das Airportterminal/Auftragsbuch von Datext wird die Übersichtlichkeit im Labor deutlich angehoben. Zu jeder Zeit hat jeder Mitarbeiter im Blick, ob die Arbeit pünktlich fertig wird. Probleme können schon im Ablauf erkannt und behoben werden.
Ein hoher Prozentsatz der zahntechnischen Arbeiten wird heute digital in Fräszentren oder mithilfe eigener Fräsanlagen umgesetzt. ilabOffice® bietet als einzige dentale Abrechnungssoftware eine Schnittstelle zu den Designprogrammen von der Fa. 3Shape, der Fa. Exocad und der Fa. Zirkonzahn. Auftragsrelevante Daten, wie Behandler, Patientenname oder Art der Arbeit können ohne Medienbrüche an diese Programme übergeben werden. Dadurch wird die Rückverfolgbarkeit im Labor wesentlich leichter und zeitsparender.
Die labTime® Zeiterfassung wurde speziell für die Anforderungen in Dentallaboren entwickelt. Das System ist sowohl über ein mitgeliefertes Touchterminal als auch über eine App für Mobiltelefone bedienbar.
Herkömmliche Kommunikationswege bieten wenig bis gar keine Möglichkeiten, Daten rechtssicher zu verschlüsseln – Stichwort DSGVO. An dieser Stelle setzt Datext mit dem ilabWebservice® an. Und zwar sowohl auf Praxis- als auch auf Laborseite. Kostenanfragen, Aufträge, Bilder und Scan-Daten bis hin zu Rechnungen werden verschlüsselt von der Praxis ins Labor und umgekehrt übertragen.
Der Vorteil bei dieser Lösung ist, dass herkömmliche und meist ohnehin nicht gesetzeskonforme Kommunikationswege wie Telefon, Fax oder E-Mail ebenso entfallen können wie unvollständige oder unleserliche Auftragszettel. Laborrechnungen oder Aufträge werden nicht mehr unverschlüsselt als Anhang einer E-Mail gesendet, sondern mit einem Mausklick inklusive maschinenlesbarer PDF sicher über das System übermittelt. Die Schnittstelle zwischen Labor und Praxis erfüllt damit nicht nur alle jüngsten Datenschutzvoraussetzungen, sondern ist im Sinne der Datext-Philosophie auch der Innbegriff des digitalen Workflows, indem kaufmännische und medizinische digitale Prozesse in einem System zusammengefasst werden.
ilabOffice® kann in der Basisversion plus zusätzlich benötigte Module oder in der Full Edition erworben werden. Datext bietet von einer Einstiegs- bis hin zur volldigitalen großen Lösung für jeden Betrieb etwas an. Das Unternehmen ist außerdem in der Dentalbranche das einzige Unternehmen, das neben Software auch die benötigte Hardware liefert. Durch eine vorherige Beratung wird das passende Paket speziell für das jeweilige Labor ausgearbeitet.
Nick Wieloch
Datext Gebietsverkaufsleiter und Digitalisierungsexperte
