GoBD im Handwerksbetrieb: Was seit Juli 2025 zusätzlich giltDonnerstag, 08. Oktober 2026

GoBD im Handwerksbetrieb: Was seit Juli 2025 zusätzlich gilt

Die GoBD gehören zu den Regelwerken, die in vielen Handwerksbetrieben eher im Hintergrund laufen: Die Steuerberaterin kümmert sich darum, die Buchhaltungssoftware erledigt den Rest. 2025 haben sich diese Regeln aber in zwei Punkten geändert, die direkt in den Betriebsalltag hineinwirken. Erstens müssen Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden. Zweitens hat das Bundesfinanzministerium mit einem Schreiben vom 14. Juli 2025 die GoBD an die E-Rechnung angepasst. Die wichtigste Folge: Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist der strukturierte Datenteil aufzubewahren, das PDF allein genügt nicht. Was genau gilt, welche Unterlagen weiterhin länger im Archiv bleiben müssen und was Sie jetzt praktisch tun sollten, ordnen wir im Folgenden ein.

Was die GoBD sind und warum sie jeden Betrieb betreffen

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Es handelt sich nicht um ein Gesetz, sondern um eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Sie legt fest, wie die Finanzverwaltung die gesetzlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten aus der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) auslegt. Für die Betriebsprüfung ist das entscheidend, denn die Prüferinnen und Prüfer richten sich danach.

Die GoBD gelten grundsätzlich für alle Unternehmen, die Bücher führen oder steuerlich relevante Aufzeichnungen machen müssen, also auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner und kleine Familienbetriebe. Im Kern verlangen sie, dass steuerlich relevante Daten vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar erfasst und aufbewahrt werden. Außerdem müssen sie für das Finanzamt während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Wer eine Rechnung digital erhält, darf sie deshalb nicht einfach ausdrucken und die Datei löschen. Wer Kassendaten führt, muss sie so sichern, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind.

Neu seit 2025: Acht statt zehn Jahre für Buchungsbelege

Die erste große Änderung geht auf das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) zurück. Es hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB mit Wirkung zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Parallel dazu wurde auch die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in § 14b UStG auf acht Jahre angepasst. Für Handwerksbetriebe heißt das: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Zahlungsnachweise und ähnliche Unterlagen, auf denen eine Buchung beruht, müssen nur noch acht Jahre archiviert werden.

Die Frist beginnt dabei nicht mit dem Datum des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist. Ein Beispiel: Eine Materialrechnung vom März 2025 löst eine Frist aus, die am 31. Dezember 2025 beginnt und am 31. Dezember 2033 endet. Vernichten dürfen Sie diesen Beleg also frühestens ab dem 1. Januar 2034.

Die kürzere Frist gilt nicht nur für neue Belege. Sie erfasst auch alle Unterlagen, deren alte Zehn-Jahres-Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Dadurch durften Anfang 2025 Buchungsbelege aus den Jahren 2015 und 2016 auf einen Schlag aus dem Archiv, Belege aus 2017 folgen seit dem 1. Januar 2026. Wer seinen Keller oder Serverplatz entrümpeln möchte, hat hier also tatsächlich Spielraum gewonnen. Für Unternehmen unter der Aufsicht der BaFin, etwa Banken und Versicherungen, gilt die Verkürzung erst ein Jahr später. Für Handwerksbetriebe spielt diese Ausnahme praktisch keine Rolle.

Vorsicht beim Aussortieren: Wann die Frist nicht endet

So erfreulich die Verkürzung ist, sie bedeutet nicht, dass nach acht Jahren automatisch alles in den Schredder darf. § 147 Abs. 3 AO enthält eine sogenannte Ablaufhemmung: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das ist etwa dann der Fall, wenn eine Betriebsprüfung läuft oder angekündigt ist, wenn ein Einspruchs- oder Klageverfahren gegen einen Steuerbescheid anhängig ist oder wenn ein Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht.

Hinzu kommen außersteuerliche Gründe. Belege können in Gewährleistungs- oder Haftungsfällen, bei Streitigkeiten mit Kunden über eine Baustelle oder bei Auseinandersetzungen mit Versicherungen noch lange wichtig sein. Bevor Sie ältere Unterlagen vernichten, lohnt sich deshalb eine kurze Rücksprache mit der Steuerberatung und ein Blick auf offene Rechtsstreitigkeiten.

Was weiterhin zehn oder sechs Jahre aufbewahrt werden muss

Die Acht-Jahres-Frist gilt nur für Buchungsbelege. Andere Unterlagen unterliegen unverändert den bisherigen Fristen, und genau hier entsteht in der Praxis leicht Verwirrung. Bisher liefen die Fristen für Belege und Jahresabschlüsse parallel, künftig müssen Sie sauber unterscheiden. Weiterhin zehn Jahre aufzubewahren sind insbesondere:

Bücher und Aufzeichnungen, also etwa das Journal und das Kassenbuch,
Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, zu denen auch die Verfahrensdokumentation gehört.

Sechs Jahre aufzubewahren sind dagegen empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, etwa Angebote, Auftragsbestätigungen oder geschäftliche Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten. Dient ein solches Schreiben zugleich als Buchungsbeleg, gilt für es die Acht-Jahres-Frist.

Nicht jede Unterlage lässt sich eindeutig zuordnen. Ob ein Dokument nur Buchungsbeleg ist oder zusätzlich unter eine längere Frist fällt, hängt oft von der betrieblichen Praxis ab. Für Handwerksbetriebe mit Laden, Werkstattverkauf oder Barzahlungen auf der Baustelle betrifft das vor allem die Kasse: Das Kassenbuch als Aufzeichnung bleibt bei zehn Jahren, während der einzelne Kassenbon als Beleg grundsätzlich unter die kürzere Frist fällt. Wie Ihre Kassendaten im Einzelnen einzuordnen sind, sollten Sie mit der Steuerberatung klären. Im Zweifel fahren Sie mit der längeren Frist sicherer.

Das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025: Die GoBD treffen die E-Rechnung

Die zweite wesentliche Neuerung betrifft den Umgang mit elektronischen Rechnungen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können, die Versandpflicht folgt ab 2027 beziehungsweise 2028 gestaffelt nach Vorjahresumsatz. Damit stellte sich eine naheliegende Frage: Was genau muss eigentlich archiviert werden, wenn eine Rechnung nicht mehr aus Papier oder einem einfachen PDF besteht, sondern aus einem strukturierten Datensatz?

Die Antwort gibt das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, mit dem die GoBD zum zweiten Mal geändert wurden. Die geänderte Fassung gilt seit dem Tag der Veröffentlichung. Das Schreiben knüpft an das BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2024 an, das bereits klargestellt hatte, dass bei einer E-Rechnung der strukturierte Teil die eigentliche Rechnung ist und dieser bei Abweichungen gegenüber einer Bildansicht vorgeht. Die GoBD ziehen daraus nun die Konsequenz für die Archivierung: Der strukturierte, maschinell auswertbare Teil muss im Originalformat unveränderbar aufbewahrt werden und während der gesamten Frist lesbar und auswertbar bleiben.

ZUGFeRD: Warum das PDF allein nicht reicht

Besonders relevant ist das für Handwerksbetriebe, die mit ZUGFeRD arbeiten, und das sind viele. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Es besteht aus einer PDF-Datei, die für Menschen lesbar ist, und einer darin eingebetteten XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten. Auf den ersten Blick sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus wie ein gewöhnliches PDF. Genau darin liegt die Gefahr.

Nach dem BMF-Schreiben kommt es nicht darauf an, ob Sie im Büro nur das Rechnungsbild ansehen. Entscheidend ist, dass der strukturierte Datenteil vorhanden ist und aufbewahrt wird. Er darf auch nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in eine TIFF-Datei, verloren gehen. Die PDF-Komponente muss nur dann zusätzlich archiviert werden, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthält, die über den Datenteil hinausgehen, zum Beispiel Buchungsvermerke. In der Regel ist es ohnehin am einfachsten, die vollständige Originaldatei unverändert abzulegen, dann sind beide Bestandteile gesichert.

Was in der Praxis dagegen nicht mehr genügt, sind einige lieb gewonnene Gewohnheiten:

die ZUGFeRD-Rechnung ausdrucken und die Datei löschen,
das PDF über einen PDF-Drucker neu speichern, wobei die eingebettete XML-Datei verloren geht,
nur die Bildansicht in ein Dokumentenmanagementsystem übernehmen, das den Datenteil nicht mitspeichert.

In all diesen Fällen fehlt am Ende genau der Teil, auf den es steuerlich ankommt. Das kann bei einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen führen und im ungünstigen Fall den Vorsteuerabzug aus der betreffenden Rechnung gefährden. Gleiches gilt für eine reine XRechnung: Die XML-Datei ist die Rechnung, eine daraus erzeugte Lesefassung ist nur eine Hilfsdarstellung.

Was beim Archivieren sonst noch zu beachten ist

Das BMF-Schreiben enthält darüber hinaus Klarstellungen, die für den Alltag im Büro hilfreich sind. Für die eigenen Ausgangsrechnungen gibt es eine Erleichterung: Wer mit einem Fakturierungsprogramm arbeitet, muss keine bildhafte Kopie der Rechnung, also weder ein separates PDF noch den PDF-Teil eines hybriden Formats, ab Erstellung speichern, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugt werden kann. Voraussetzung ist, dass die zugrunde liegenden Daten unveränderbar gesichert sind und die Software das tatsächlich leistet.

Buchungsvermerke, Kontierungen oder Prüfvermerke müssen ebenfalls nachvollziehbar aufbewahrt werden. Stehen sie auf der PDF-Ansicht einer Rechnung, ist diese PDF mit zu archivieren. Alternativ können sie getrennt gespeichert werden, etwa im Buchhaltungssystem, solange eindeutig erkennbar bleibt, welcher Vermerk zu welchem Beleg gehört.

Wandeln Sie eingehende E-Rechnungen in ein internes Format Ihrer Software um, ist das unter den bekannten Voraussetzungen weiterhin zulässig. Das Originalformat müssen Sie aber trotzdem aufbewahren, und die Umwandlung sollte in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Überhaupt gewinnt die Verfahrensdokumentation mit der E-Rechnung an Bedeutung. Sie beschreibt, wie Rechnungen im Betrieb eingehen, wer sie prüft, wie sie gebucht und wo sie archiviert werden. Gerade in kleineren Betrieben fehlt eine solche Dokumentation oft ganz oder ist veraltet. Eine fehlende Verfahrensdokumentation allein führt zwar nicht automatisch zur Verwerfung der Buchführung, sie macht es bei einer Prüfung aber deutlich schwerer, die Ordnungsmäßigkeit der Abläufe nachzuweisen.

Für Papierrechnungen und "sonstige" elektronische Rechnungen wie einfache PDFs, die im Übergangszeitraum noch zulässig sind, bleibt es bei den bekannten Regeln. Ein PDF ist in der Form aufzubewahren, in der es eingegangen ist. Papierbelege dürfen eingescannt und anschließend vernichtet werden, wenn das Scanverfahren ordnungsgemäß dokumentiert ist und keine besonderen Vorschriften entgegenstehen.

Was Handwerksbetriebe jetzt konkret tun sollten

Aus den Änderungen lassen sich vier praktische Schritte ableiten. Erstens: Überarbeiten Sie Ihre Aufbewahrungsplanung. Ordnen Sie Ihre Unterlagen danach, ob es sich um Buchungsbelege (acht Jahre), Bücher und Aufzeichnungen (zehn Jahre) oder Geschäftsbriefe (sechs Jahre) handelt, und legen Sie fest, wann welche Jahrgänge vernichtet werden dürfen. Klären Sie vor jeder Vernichtung mit der Steuerberatung, ob noch offene Verfahren oder Prüfungen eine Ablaufhemmung auslösen.

Zweitens: Prüfen Sie, wie in Ihrem Betrieb eingehende E-Rechnungen tatsächlich abgelegt werden. Kommt eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail, wird dann die Originaldatei samt eingebetteter XML-Daten gespeichert, oder landet nur ein Ausdruck im Ordner? Viele Betriebe stellen erst bei dieser Frage fest, dass der Rechnungseingang zwar digital, die Archivierung aber noch analog organisiert ist.

Drittens: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software den strukturierten Datenteil nicht nur einlesen, sondern auch GoBD-konform archivieren kann, also unveränderbar und über die gesamte Frist auswertbar. Für Ausgangsrechnungen sollten Sie klären, ob Ihr Programm jederzeit ein identisches Mehrstück erzeugen kann. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Softwareanbieter nach, ob ein GoBD-Testat oder eine entsprechende Beschreibung vorliegt.

Viertens: Bringen Sie Ihre Verfahrensdokumentation auf den aktuellen Stand. Beschreiben Sie darin, wie E-Rechnungen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden, und wer im Betrieb dafür verantwortlich ist. Das muss kein umfangreiches Handbuch sein. Für einen kleinen Handwerksbetrieb genügt oft eine übersichtliche Beschreibung der tatsächlichen Abläufe, die bei Änderungen, etwa einem Softwarewechsel, fortgeschrieben wird.

Wer ohnehin eine Abrechnungs- oder Auftragssoftware nutzt, die E-Rechnungen erzeugt und empfängt, hat es dabei deutlich leichter. Ist die Archivierung direkt in die Software integriert, werden Originaldateien automatisch unverändert abgelegt, Vermerke sauber mit dem Beleg verknüpft und Fristen nachvollziehbar verwaltet, ohne dass im Büro jemand daran denken muss, die richtige Datei in den richtigen Ordner zu schieben.

Die GoBD haben sich 2025 in zwei Punkten spürbar verändert. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Buchungsbelege nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden. Bücher wie das Kassenbuch, Jahresabschlüsse, Inventare und die Verfahrensdokumentation bleiben dagegen bei zehn Jahren, und laufende Prüfungen oder offene Verfahren können jede Frist verlängern. Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 ist außerdem klargestellt, was bei E-Rechnungen archiviert werden muss: der strukturierte Datenteil im Originalformat. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung reicht das PDF allein nicht aus, maßgeblich sind die eingebetteten XML-Daten. Die PDF-Ansicht muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn sie weitere steuerlich relevante Angaben wie Buchungsvermerke enthält. Für Handwerksbetriebe heißt das: Nutzen Sie die kürzere Frist, um Ihr Archiv zu entlasten, und prüfen Sie zugleich, ob Ihr Rechnungseingang die strukturierten Daten wirklich sichert. Wer beides jetzt sauber organisiert, ist für die nächste Betriebsprüfung ebenso gerüstet wie für die E-Rechnungspflicht ab 2027 und 2028.